การตรวจสอบหลักฐานการขายออนไลน์ให้ถูกต้องตาม TSA 500
ในยุคดิจิทัล ธุรกรรมการขายออนไลน์กลายเป็นส่วนสำคัญของกิจการเกือบทุกประเภท แต่ในมุมมองของผู้จัดทำบัญชีควรปฏิบัติตามมาตรฐานเกี่ยวกับการรับรู้รายได้ และผู้สอบบัญชีควรปฏิบัติตามมาตรฐานการสอบบัญชี TSA 500 หลักฐานการสอบบัญชี สำหรับการตรวจสอบธุรกรรมเหล่านี้ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่นำเสนอในงบการเงินมีความถูกต้องตามที่ควรในสาระสำคัญ ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้อง
มาตรฐานการสอบบัญชี TSA 500 หลักฐานการสอบบัญชี กำหนดว่า ผู้สอบบัญชีต้องรวบรวมหลักฐานที่เพียงพอ เหมาะสม เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการแสดงความเห็นต่องบการเงิน โดยหลักฐานต้องมีคุณภาพด้านความเกี่ยวข้องและความน่าเชื่อถือต่อวัตถุประสงค์การสอบบัญชีแต่ละเรื่อง
เมื่อการขายดำเนินการผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น e-commerce platform, social commerce หรือ website ของกิจการ ผู้สอบบัญชีต้องพิจารณาลักษณะของธุรกรรมการขายที่อาจแตกต่างจากการขายแบบเดิม
หลักฐานการขายออนไลน์ที่สำคัญ ได้แก่
- ข้อมูลคำสั่งซื้อ ซึ่งเป็นรายละเอียดที่ได้รับจากแหล่งต่าง ๆ เช่น Marketplace (เช่น Shopee, Lazada, TikTok) หรือ website ของกิจการ (ซึ่งอาจประกอบด้วย order, วันเวลา, สินค้า, ราคาขาย, ผู้ซื้อสินค้า)
- หลักฐานการชำระเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ รายงานรับชำระเงินจาก Payment Gateway และการโอนเงินผ่านธนาคาร เป็นต้น
- หลักฐานการส่งมอบสินค้า เช่น Tracking Number จากผู้ให้บริการขนส่ง หลักฐานยืนยันการรับสินค้าจากลูกค้า เป็นต้น
ลักษณะของการขายออนไลน์
- ความหลากหลายของช่องทางการขาย เช่น Marketplace, Website, Social Media Commerce, Live Commerce
- วิธีการรับชำระเงินหลายรูปแบบ เช่น โอนเงิน, บัตรเครดิต, e-Wallet, เก็บเงินปลายทาง (Cash on Delivery (COD))
- การใช้โปรโมชั่นและส่วนลดหลายรูปแบบ เช่น โค้ดส่วนลดของร้านค้า, คูปองแพลตฟอร์ม, Flash Sale, Cashback เป็นต้น
- มีระบบการคืนสินค้าหรือเปลี่ยนสินค้าที่เป็นมาตรฐานของ Marketplace
วิธีการตรวจสอบการขายออนไลน์
1. การทำความเข้าใจกระบวนการขายออนไลน์ (Understanding of client’s business)
- ทำความเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจ เช่น ประเภทรายได้ ช่องทางการจำหน่าย
- ศึกษากระบวนการ (Walkthrough) การขายออนไลน์ตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อ ชำระเงิน จนถึงส่งมอบสินค้าและบันทึกบัญชี
- ประเมินการควบคุมภายใน (Internal Control Evaluation) เช่น การอนุมัติคำสั่งซื้อ การจับคู่รายงานการขายกับการรับเงิน เป็นต้น
2. การทดสอบการควบคุม (Test of Control)
- ตรวจสอบการจับคู่ ข้อมูลคำสั่งซื้อ, Invoice และเอกสารการส่งของกับการบันทึกบัญชีว่ามีความครบถ้วน ถูกต้องและเกิดขึ้นจริง
- ตรวจสอบรายการขายว่าได้รับการอนุมัติจากผู้ที่มีอำนาจถูกต้องตามที่กำหนดในนโยบายของกิจการ
- ตรวจสอบว่าราคาขายและส่วนลดหรือโปรโมชั่นถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าในระบบอย่างถูกต้อง และไม่สามารถแก้ไขได้โดยพนักงานทั่วไป
- ตรวจสอบการส่งมอบสินค้าโดยจับคู่ระหว่างข้อมูลคำสั่งซื้อ กับ Tracking Number พร้อมทั้งดูสถานะในระบบขนส่งหรือหลักฐานการรับสินค้าจากลูกค้า เพื่อให้มั่นใจว่าการส่งมอบสินค้าได้เกิดขึ้นจริง
- ตรวจสอบการรับเงินโดยทดสอบกระทบยอดรายวันระหว่างรายงานยอดขายในระบบกับยอดเงินเข้าบัญชีธนาคาร เพื่อให้มั่นใจว่ากิจการได้รับเงินจากการขายครบถ้วน และถูกต้อง
- ตรวจสอบว่าในกรณีเก็บเงินปลายทาง (COD) กิจการมีขั้นตอนตรวจสอบการนำส่งเงินโดยกิจการขนส่งสินค้าอย่างไร เพื่อให้มั่นใจว่าเงินที่ผู้ให้บริการขนส่งเรียกเก็บจากลูกค้าได้ถูกนำส่งให้กิจการอย่างครบถ้วน ถูกต้อง และไม่เกิดการสูญหายในกระบวนการรับชำระเงิน
3. การตรวจสอบเนื้อหาสาระของบัญชีขายออนไลน์ (Substantive Tests)
- วิเคราะห์ยอดขายตามช่องทางการขายและเปรียบเทียบกับปีก่อน
- การตรวจสอบเอกสารประกอบธุรกรรม (Vouching) เช่น รายการสั่งซื้อจากแพลตฟอร์ม, รายงานรับชำระเงิน Payment Gateway, Tracking Number พร้อมสถานะการจัดส่ง, รายงานการคืนสินค้า เป็นต้น
- การตรวจสอบรายงานการจัดส่งจากผู้ให้บริการขนส่ง
- การทดสอบกระทบยอดระหว่างยอดขายในระบบ, การชำระเงิน, และการบันทึกบัญชี
- การทดสอบการตัดยอด Cut-off Test เพื่อตรวจสอบการบันทึกรายได้ในงวดที่ถูกต้อง
ประเด็นที่ผู้สอบบัญชีจะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ
- ธุรกรรมการขายเกิดขึ้นผ่านหลายช่องทาง และมีปริมาณรายการจำนวนมากแต่มูลค่าต่อบิลต่ำ ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงที่กิจการอาจบันทึกยอดขายไม่ครบถ้วน
- การปลอมยอดขาย เช่น การบันทึกยอดขายที่ไม่มีการจัดส่งสินค้าจริง หรือมีออเดอร์ที่ถูกยกเลิกหรือคืนสินค้าแต่กิจการยังบันทึกเป็นรายได้
- ยอดขายเกิดขึ้นจริงแต่เงินไม่เข้าบัญชีกิจการ โดยอาจเกิดจากพนักงานรับเงินโดยตรงและไม่นำส่ง, ยอด COD ตกหล่นระหว่างบริษัทขนส่งกับกิจการ, ยอดขายถูกหักค่าธรรมเนียม/ส่วนลดเพิ่มเติมที่กิจการไม่ได้ตรวจสอบ เป็นต้น
- โปรโมชั่นและส่วนลดของการขายออนไลน์มีความซับซ้อน ซึ่งอาจทำให้การคำนวณยอดขายสุทธิคลาดเคลื่อนหรือบันทึกบัญชีไม่ถูกต้อง
การตรวจสอบธุรกรรมการขายออนไลน์ต้องตรวจสอบและพิจารณาความน่าเชื่อถือของระบบและข้อมูลที่ได้มา ตามมาตรฐานการสอบบัญชี TSA 500 หลักฐานการสอบบัญชี หากผู้สอบบัญชี เข้าใจและปฏิบัติตามแนวทางนี้ จะทำให้การรายงานทางการเงินของกิจการมีความโปร่งใส ถูกต้อง และสอดคล้องกับมาตรฐานการรายงานทางการเงิน
ผู้เขียน น.ส. มัทนียา นามใหญ่
บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด
ที่มา : 1. มาตรฐานสอบบัญชี 500 หลักฐานการสอบบัญชี ของสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์
2. 4 วิธี ขายของออนไลน์ให้โคตรปัง! แม่ค้าออนไลน์มือใหม่ก็ทำได้ง่ายๆ จาก https://www.makewebeasy.com/
3. การควบคุมภายในเกี่ยวกับการขายสินค้า และรายการลูกหนี้การค้าของกิจการ จาก https://www.live-platforms.com/th/education/article/304-internal-control-account-receivable-selling
4. 4 เทคนิคการจัดการระบบบัญชีร้านค้าออนไลน์ จาก https://www.peakaccount.com/blog/business/e-commerce/online-shop-acc-management-techniques
5. ภาพรวมของกระบวนการตรวจสอบ จาก https://www.tfac.or.th/upload/9414/EQVA6TY45y.pdf